24 ชั่วโมงต่อวัน คนเรามีเท่ากัน แต่งานและความรับผิดชอบของแต่ละคน มีไม่เท่ากันแน่นอน ดังนั้นเพื่อให้งานที่ออกมามีคุณภาพ และมีประสิทธภาพสูงสุด เราจึงต้องจัดการวิธีการทำงานแต่ละประเภท เพื่อต่อสู้กับเวลาที่ผ่านไปอย่างรวดเร็ว วันนี้ติดหูขอเสนอ วิธีจัดการงาน 4 ประเภท

วิธีจัดการงาน 4 ประเภท งานไหนควรทำ งานไหนควรเท

วิธีจัดการงาน 4 ประเภท

เดี๋ยวววว เท ที่ว่าไม่ใช่การเททิ้งแบบที่ไม่ทำเลยหรอกนะ แต่มีงานบางประเภทจริงๆที่ต้องเทน้ำหนักการทำงานให้เบากว่าหน่อย เพื่อเอาเวลาอันมีค่าไปให้ความสำคัญประเภทงานที่สำคัญกว่าหรือด่วนกว่า ใช่แล้วเรากำลังพูดถึงวิธีการจัดการงานแต่ละประเภทซึ่งมีด้วยกัน 4 ประเภท วิธีนี้ใช้อย่างแพร่หลายและเป็นสากล โดยมีชื่อ “4 Quadrants of Time Management” จากหนังสือ Seven Habits เขียนโดย สตีเฟ่น โควี่ย์ (Stephen R. Covey) ที่จะช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละประเภท ที่หลักๆจะเน้นให้เรามุ่งไปที่งานที่สำคัญและเร่งด่วน ทำก่อนเลยจะได้มีเวลาเหลือไปทำงานที่สำคัญน้อยลงกว่า แล้ว 24 ชม.ต่อวัน ของเราจะเปลี่ยนไป มาดูกันว่าต้องทำอย่างไรบ้าง

Q1: สำคัญ และ เร่งด่วน (Crisis/Emergency)

งานประเภทนี้ให้จำไว้เสมอว่าสำคัญมาก เพราะมักจะมี Timeline การทำงานหรือ Deadline เข้ามาเกี่ยวข้องเสมอ เพราะนั่นหมายถึงงานนี้คืองานที่ถูกกำหนดวันเวลาไว้อย่างชัดเจน และเป็นเรื่องที่สำคัญจะต้องทำเพื่อไม่ให้เกิดปัญหา หรือกลายเป็นอุสรรคก้อนใหญ่เสียก่อน หากมีเวลาอย่างจำกัดงานส่วนนี้เป็นงานที่ควรทำก่อนอย่างแรกจากทั้งหมด ซึ่งเทคนิคก็คือ เราไม่ควรปล่อยให้งานส่วนนี้เกิดขึ้นมาก หรือบ่อยๆ เพราะในความเป็นจริงแล้วเราควรจะจัดการงานที่สำคัญนี้ไว้ตั้งแต่เนิ่นๆแล้ว ค่อยๆทำตามเวลา(งานใน Q2) เพื่อไม่ให้เข้าสู่ภาวะเร่งด่วน หรือไฟไหม้แล้วนั่นเอง

วิธีจัดการงาน 4 ประเภท

Q2: สำคัญ แต่ ไม่เร่งด่วน (Prevention/Planning/Improvement)

ขึ้นชื่อว่าสำคัญ ต้องสำคัญอย่างแน่นอน แต่ทำไมถึงไม่เร่งด่วน ยังไม่ต้องทำก็ได้มั้ง หากกำลังคิดเช่นนี้ คุณกำลังคิดผิดเพราะหากเราปล่อยให้งานที่สำคัญนี้หลุดลอยไปหรือคิดเสียเวลาเดี๋ยวค่อยทำก็ได้ยังมีเวลาเหลือถมเถ สักวัน งานนี้จะกลายเป็นงานที่สำคัญและเร่งด่วน (Q1) ขึ้นมาทันทีทันใดเลยแหละ ยกตัวอย่างเช่น การคิด concept ใหญ่ยักษ์จากลูกค้ารายใหญ่ของบริษัท มีเวลาให้ถึง 1 เดือน แล้วสิ้นเดือนต้องนำเสนอไอเดีย ในระหว่างเดือนรู้ทั้งรู้ว่างานนี้สำคัญแต่เรายังคงไม่ให้เวลาในการคิดทำ พอเมื่อใกล้วันนำเสนอ งานนี้จะกลายเป็น Q1 ทันทีคือไฟรนและต้องรีบดับให้จบก่อนวันนำเสนอ

Q3: ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน (Interruption)

งานนี้คือตัวแสบแห่งวงการชีวิตหนุ่มสามชาวออฟฟิต เพราะเป็นประเภทงานที่มักจะเข้ามาแทรกแซงงานที่กำลังทำอยู่เสมอ เช่น เจ้านายมีเรื่องต้องให้ทำด่วน และด่วนมาก จนต้องแทรกคิวทั้งหมดที่มีในมือไปก่อน หรือบางครั้งงานที่เข้ามาแทรกนั้นก็เป็นงานประเภท Q1 เสียอีกนั่น (สำคัญแต่เร่งด่วน) จึงทำให้ระยะเวลาการทำงานของเราลดลงหรือหดหายไป วิธีแก้ไขที่ชัดเจนก็คือการชี้แจงอย่างตรงไปตรงมาว่า ในการจัดการงานของเราอาจช่วยไม่ได้ พอมีคนอื่นทำแทนให้ได้ไหม เพื่อไม่ให้งานที่เราถืออยู่นั้นเกิดความผิดพลาด หรือหากเจ้านายต้องการจริงๆ ควรแจ้งว่า หากเรารับงานด่วนที่ว่านี้ อาจส่งผลให้งานอื่นล่าช้าลง ยอมรับได้ไหม แล้วตกลงกัน

Q4: ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน (Time Wasters)

หากคิดดูดีๆแล้วงานบางประเภทอาจไม่จำเป็นต้องทำเลยก็ได้ หรือเคลียร์ทุกอย่างให้เสร็จก่อนเพื่อมาทำงานในส่วนนี้ก็ยังได้ เพราะงานตรงนี้มีความจำเป็นน้อยที่สุดแล้ว ให้ลองพิจารณาดูหากตัดได้ก็ตัดออกบ้างเพื่อไม่ให้เราไปเสียเวลากับการทำงานที่ไม่จำเป็นเลย

ท้ายที่สุดเราไม่สามารถเปรียบเทียบงานของเรากับคนอื่นได้ เพราะงานแต่ละคนไม่เหมือนกัน การจัดการงานในแต่ละประเภทจึงไม่เหมือนกันด้วย ทางที่ดีที่สุดเราต้องพยายามทำงานในส่วน Q2 คือสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ที่สุด เพื่อจะได้ไม่ต้องรีบร้อนเวลาเข้าใกล้ Deadline ของงานที่จะถึง และมีเวลาอื่นเหลือพอที่จะพักผ่อนหรือทำงานในส่วนอื่นๆอีกด้วย

ขอบคุณที่มาจาก : krittamate.medium


∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴

อัปเดตทุกเรื่องฮิตติดกระแสคลิก tidhoo.co
และสามารถติดตามคอนเทนต์สนุก ๆ จากติดหูได้ทาง โซเชียลเน็ตเวิร์ค
Facebook | Twitter | Youtube

∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴ ∴

อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่

พรุ่งนี้วันจันทร์ ทำยังไงให้เริ่มต้นวันทำงานอย่างสดใส

ทำไมเรามักง่วงนอนขณะทำงาน หรือว่าจะเป็นเพราะ Social Jetlag

หนาวเกินไป ใครว่าดี เพราะการทำงานของเหล่าสาวๆจะแย่ลง

พอกันที เบื่อข้าว! กินข้าวมาตั้งแต่จำความได้ ถึงเวลาเลิกข้าวแล้วไปกินอย่างอื่นกันเถอะ

Hello, World

Everything you want to know